e-Fatura başvurusu: hazırlıktan aktivasyona.

e-Fatura nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standart formatta elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir; farkı, düzenlenmesi ve iletilmesinin tamamen elektronik olmasıdır.

e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse aynı satış için e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu yüzden e-Fatura'ya geçen işletmeler pratikte e-Arşiv'i de birlikte kullanır.

Kimler e-Fatura'ya geçmeli?

Zorunluluk; ciro, faaliyet alanı ve özel düzenlemelere göre belirlenir ve bu eşikler zaman içinde değişir. Bu nedenle rakam vermek yerine şunu öneriyoruz: geçiş kararını güncel GİB duyuruları ve mali müşavirinizin değerlendirmesi üzerinden verin. Zorunlu olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme geçebilir.

Başvuru adımları

1. Mükellefiyet ve ihtiyaç kontrolü. Kapsamda olup olmadığınızı, aylık belge sayınızı, şube yapınızı ve bugün kullandığınız muhasebe veya satış yazılımını netleştirin.
2. Mali mühür ya da e-imza. Tüzel kişiler (şirketler) Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden (Kamu SM) mali mühür alır. Gerçek kişiler (şahıs işletmeleri) nitelikli elektronik sertifika, yani e-imza kullanır.
3. Yöntem seçimi ve başvuru. GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden birini seçin. Başvuru, seçilen yönteme göre GİB'in e-Belge sistemi ya da entegratör üzerinden yapılır.
4. Entegrasyon, test ve aktivasyon. Yazılımınızı e-Fatura altyapısına bağlayın, test faturası kesin, kullanıcı yetkilerini tanımlayın ve canlı kullanıma geçin.

Hangi yöntem size uygun?

Pratikte en sık tercih edilen yol, faturanın satış ya da muhasebe yazılımının içinden kesilmesidir. Flap Ön Muhasebe ve Flap Bulut ERP bu şekilde çalışır; Flap kullanmayan işletmeler için e-Dönüşüm Konnektörü mevcut yazılımı bağlar.

Aktivasyondan sonra

• Gelen faturaları düzenli kontrol edin; kabul ve ret süreçlerini takip edin.
• Alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını yazılımınız otomatik kontrol etmelidir; değilse e-Arşiv düzenlenir.
• Belgelerin yasal süre boyunca elektronik olarak saklandığından emin olun.
• Kullanıcılara kısa bir eğitim verin. e-Fatura modülü videoları bu iş için hazırlandı.

Sık yapılan hatalar

• Mali mühür işlemini son güne bırakmak. Sertifikanın elinize ulaşması zaman alabilir.
• Yazılımı sonradan düşünmek. Portal ile başlayıp hacim artınca entegrasyona geçmek, iki kez geçiş yapmak demektir.
• e-Arşiv'i unutmak. Kayıtlı olmayan alıcılara kesilecek faturalar için e-Arşiv de hazır olmalıdır.
• Test etmeden canlıya geçmek. Cari, vergi ve ürün kodlarının doğru eşleştiğini test faturasıyla görün.